Kofax SupplierExpress

应付账款处理门户可以帮助供应商和购买方降低成本的

高效的应付账款 (AP) 流程可以最大限度地降低与发票采集和录入相关的文书工作。与发票收讫确认、预期付款日期、账户信息更改等有关的供应商查询也会影响应付账款部门的服务水平和成本。Kofax SupplierExpress 是一个面向供应商开放的自助服务 AP 门户,可提高财务效率和供应商的满意度。降低发票采集和录入成本 — 通过自动处理日常查询,促进沟通和允许供应商自助维护账户信息,Kofax SupplierExpress 可以进一步降低成本。

自动提交发票

自助提交发票可以大幅降低供应商和购买方的成本。供应商可以消除与打印和邮寄发票相关的成本、人力和延迟。供应商还可消除由于发票接收延迟而导致付款延期的风险。此外,由于购买方可立即确认收到供应商的发票,供应商可确信其主要目标已实现。购买方则消除了邮件收发室接收、处理、分拣和扫描发票的成本。另一个附加的好处是,供应商和购买方双方都可以提高发票的准确率,同时降低对环境的影响。

Suppliers can inquire on the status of their invoices anytime
供应商只需上传 PDF 文件并输入基本信息即可提交发票,
因而对供应商和购买方双方来说,都是省钱又省时。

采购单转换

供应商可以直接利用购买方的采购单 (PO) 中提供的数据将 PO 转换成发票。借助于 PO 转换功能,AP 人员再也不必手工输入发票信息了。PO 转换功能使供应商可以更准确地生成发票,同时又能为购买方节省时间和金钱。

自助查询

研究表明:AP 人员最多需要花费 30% 的时间来处理诸如付款状态之类的基本供应商查询。借助于 Kofax SupplierExpress,供应商可以在线实时查询发票状态、采购单和付款详细信息。这样,供应商就不必等待客户答复电子邮件或回拨电话,大大缩短了获取基本状态信息的周期。

Suppliers can inquire on the status of their invoices anytime
供应商可以随时查询发票的状态。

促进与交易相关的沟通

分歧是不可避免的。传统的沟通方法(例如电子邮件和电话)效率低下,不能提供关于购买方/供应商沟通的审核跟踪记录,相关信息通常只有直接沟通的两个人才知道。利用 Kofax SupplierExpress 消息传送解决方案,购买方和供应商之间的所有沟通均被记录在案并可供双方相关人员访问。

沟通永远与讨论的交易有关。Kofax SupplierExpress 改良的沟通机制可以提高沟通的效率,加快解决分歧,从而实现准确而及时的付款,并且由于保存了与交易相关的沟通历史记录,整个沟通过程完全有稽可查。

易于上手,使用方便

Kofax SupplierExpress 的设计目标是帮助购买方-供应商双方实现自动采集和录入发票以及自助处理日常查询的目标。Kofax SupplierExpress 基于网络的自助服务用户界面经过精心设计,让购买方和供应商双方都感到简单易用。

Kofax SupplierExpress 是一套全面、低成本、易于部署的解决方案,其设计目标是为所有供应商提供所有发票(无论是纸质还是电子格式,也无论是否基于 PO)的状态信息,能够促进与供应商之间的基本沟通。

优化购买方与供应商之间的沟通

Kofax SupplierExpress 可以实现购买方与供应商之间的沟通自动化,从而减轻双方的负担。简单而增强的访问界面、更高的付款流程能见度以及更顺畅的沟通令买卖双方都受益匪浅。

  • 更低的 AP 处理成本。
    • 更高的应付账款处理效率。
    • 更低的发票采集和录入成本。
    • 解决争议所需的时间缩短,成本降低。
    • 更新供应商账户信息所需的时间缩短,成本降低。
  • 发票处理周期缩短,缴纳滞纳金的情况也就随之减少,提前付款获得的折扣却随之增多。
  • 易于上手。
  • 提高 AP 流程自动化的投资回报率。

管理

购买方与供应商之间沟通的改善可加快发票处理速度,缩短发票处理周期。因此,财务部门可避免缴纳滞纳金,可以赢得更多的提前付款折扣,可以更有效地管理现金。

  • 即时准确地收到发票,避免使用纸质文档带来的运输延迟和错误。
  • 确保及时消除分歧,避免审批延迟。
  • 为付款条款和折扣的谈判铺路。
  • 改善针对供应商团体的服务质量。

“可在本地部署,亦可在云端托管。有关详情,请联系 Kofax。”

资源